Menos reuniones y más trabajar

Existen multitud de mantras, como éste, para menospreciar los ejercicios de reflexión grupal y contraponerlos con otros cometidos de carácter más productivo. Actualmente las reuniones de trabajo no pasan por su mejor momento. No están de moda. Muchas organizaciones han de tenido que adoptar anglicismos, más o menos estrafalarios, para evitar la palabra maldita: reunión.

El gran reto que tenemos es mejorarlas ya que son muy útiles para cuestiones tan esenciales como: idear estrategias, desarrollar proyectos, captar opiniones, y asumir compromisos. Existen cinco buenas prácticas que conviene tener en cuenta a la hora de planificar una reunión de trabajo. La metodología acaba siendo el elemento que diferencia las “reuniones parásitas” de las eficaces.

Primera práctica: Siempre debe existir una persona que lidere la reunión y que se responsabilice de todas sus fases, desde la planificación inicial hasta las conclusiones y compromisos, pasando por la moderación y dinamización del debate. Se debe evitar que la reunión se convierta en una zona de irresponsabilidad compartida donde todo el mundo reme, pero nadie coja el timón.

Segunda práctica: Determinar el número de asistentes. La tendencia siempre apunta a la sobrepoblación provocada por la adicción a la información o el miedo a la exclusión. A este encuentro de trabajo sólo deberían acudir aquellas personas que pueden aportar algún valor real.

Tercera práctica: Toda reunión debe ser convocada con antelación y disponer de un guion previo que incluya todos los puntos que se quieren tratar. De esta forma se centra la discusión en los temas importantes y se facilita que los asistentes puedan acudir bien preparados a la cita.

Cuarta práctica: No se puede concebir ninguna reunión de trabajo sin la elaboración de un acta posterior. Ella debe recoger los acuerdos y repartir los compromisos de acción con nombres y fechas concretas. Si no queda nada escrito, el valor de la reunión se adentra en el turbulento terreno de la memoria subjetiva.

Quinta práctica: Hay que favorecer las reuniones participativas. Debemos implantar dinámicas que movilicen a los introvertidos y tímidos y neutralicen a los charlatanes y preciados de sí mismos. Hay una buena práctica que no siempre se respeta: “Habla sólo si tienes algo relevante que decir”.

Al fundador de Apple, Steve Jobs, se le atribuye la autoría de las tres reglas de oro de cualquier reunión de trabajo: máximo tres personas, máximo tres temas y máximo 30 minutos. Una teoría muy válida a nivel conceptual, pero no hay que coger al pie de la letra. Una reunión de 30 minutos puede ser mucho más improductiva que otra que se alargue más de una hora. El secreto está en seguir a rajatabla el método de las cinco prácticas.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “las habilidades directivas” que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.