Las reuniones parásitas

17 julio, 2021 0 Por JLH

Muchos directivos están instalados, de forma permanente, en reuniones continuas. No disponen de tiempo para nada más. Siempre están reunidos. ¿Cuándo trabajan? ¿Cuándo preparan las múltiples reuniones que organizan o a las que asisten? A menudo, quienes participan en ellas se quejan de la ineficacia de éstas, incluso de su inutilidad. Peor aún, muchos ni se quejan, resignados a esta situación.

Existe una multitud de compañías en las que se abusa más que se usa de las reuniones. Se convierten en parásitas, se instalan, proliferan, devoran el tiempo y la energía de los participantes. Además, suponen un gasto totalmente improductivo, mejor dicho, un auténtico despilfarro.

Es muy conveniente que la empresa, antes de buscar la eficacia de las reuniones que se celebran en su seno, efectúe un inventario exacto de todas las que lleva a cabo, incluso aquellas “imprevistas”, que ciertos personajillos provocan con harta frecuencia. Así, podrán eliminarse las que resulten ser inútiles, las instituidas por pura costumbre, y las que se pueden sustituir por una simple consulta, o entrevista con pocas personas o por el envío de un e-mail. Un exceso de reuniones denota una pésima organización. De esta forma permanecerán en pie sólo aquellas reuniones que, por su importancia y resultados, merecen ser mantenidas.

Existe un buen ramillete de causas por las que una reunión, considerada necesaria, es ineficaz. Vamos a citar algunas de las más frecuentes:

  • Las reuniones se desarrollan sin ningún plan previo y sin preparación de los asistentes.
  • La impuntualidad es habitual: no se empieza a la hora fijada y la reunión resulta interminable, tolerándose ausencias e interrupciones de todo tipo.
  • La duración de la reunión es excesiva.
  • Los temas se plantean deficientemente. Son necesarias constantes precisiones para centrar la discusión.
  • Siempre hace falta información, lo cual genera aplazamientos en la toma de decisiones.
  • Los temas que deberían resolverse no se tratan apenas, pues las discusiones derivan “inexplicablemente” hacia otras cuestiones.
  • La falta de auténticos especialistas en el tema motiva que los problemas planteados no puedan resolverse.
  • No se llega a acuerdos concretos con nombres y apellidos, es decir con el nombramiento del responsable de llevar a cabo la acción y la fijación de las fechas de ejecución y control.
  • Los asistentes se presentan con las manos vacías al no haber preparado su propia opción. A veces es debido a la tardanza en recibir la convocatoria.
  • La gente no dice la verdad.
  • Existencia de participantes que se limitan a adoptar un papel negativo, como los parlanchines, chistosos, distraídos, etc., que frenan e incluso bloquean el desarrollo normal de la reunión.
  • El grupo se siente frustrado porque el que dirige la reunión quiere imponer sus criterios a pesar de que los participantes tienen mejores ideas.
  • El conductor de la reunión permite la indisciplina y las discusiones se ahogan en charlatanería, diálogos simultáneos e intervenciones disonantes. Se divaga más de lo que se dialoga.
  • El que dirige la reunión se muestra irónico o paternal, según el participante a quien se dirija, lo que enfrenta entre sí al propio grupo.
  • El grupo manifiesta su descontento ante las continuas reuniones y se muestra reacio a ellas.
  • Las reuniones se celebran en un local inadecuado, mal ventilado, ruidoso, sin luz natural, etc., que implica las consiguientes molestias para los participantes. En consecuencia, éstos se muestran irritables y protestones, o bien, por el contrario, pasivos aceptándolo todo con el fin de acabar cuanto antes.
  • Se abusa de los medios audiovisuales a menudo inútiles y contraproducentes.
  • No pasa nada después de la reunión. Las decisiones no se convierten en acciones.
  • Las reuniones no mejoran, se sigue cometiendo los mismos errores.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 23 preguntas sobre “la organización general de la empresa”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.