Es primordial que la información contable sirva para decidir

Es indudable que gran parte de las decisiones más trascendentales de la empresa están basadas en aspectos contemplados por la información contable. Pero más a menudo de lo deseado hemos podido comprobar cómo han sucedido dos cosas: o las decisiones no se han cimentado en la información contable conllevando unas consecuencias nefastas, o bien la información era tan defectuosa y obtenida a destiempo que, por culpa de ella, se han tomado decisiones erróneas y desastrosas. Nunca nos cansaremos de insistir en que, para tomar buenas decisiones, se debe disponer de una información contable comprensible, puntual y de máxima calidad. Para conseguir estas tres características, veamos algunas acciones posibles.

• Información comprensible.

Presentación de la misma de una forma lógica recalcando las desviaciones sobre los objetivos o estimados y remarcando sólo los aspectos más importantes que condicionan los resultados.

Dentro de este apartado cabe significar que el propio contable debe aportar ideas de mejora para corregir aquellas desviaciones más acusadas. Para que éstas sean altamente eficaces debe efectuar un pre-análisis para poder identificar todos los aspectos relevantes de la gestión del mes. También se debe contemplar que las explicaciones del contable sirvan para arrojar luz a conceptos que quedan oscuros o parecen indescifrables.

• Información puntual

No acabamos de entender cómo existen empresas que son incapaces de presentar la información contable del mes en los 5 primeros días del mes siguiente al del cierre. Suerte que algunas compañías suplen esta ineficacia contable mediante unos seguimientos diarios de las variables que más pueden repercutir en el negocio, como pueden ser las ventas, la contratación, la producción y sus standards, la tesorería, los stocks, los clientes, etc. Los contables deben saber y hacer un esfuerzo de planificación, organización y control para lograr que la información sea fidedigna y se entregue a la dirección antes del 5º día de cada mes. Esto no es imposible y muchas empresas están funcionando así.

• Información de máxima calidad

En la contabilidad se debe conseguir el slogan de “errores cero”. La aparición, más o menos frecuente, de errores da intranquilidad a la dirección y demerita mucho la profesionalidad del contable. Aparte de la existencia de sólidos conocimientos del contable, existe un ramillete de buenas prácticas que hacen posible este objetivo de calidad de la información. Mencionemos algunas: contabilización de TODOS los documentos al día; tener cuadradas, cada mes, todas las cuentas de mayor; inventario rotativo o por excepción, para la verificación de los stocks; arqueos semanales y fondo fijo de caja; conciliación de las cuentas bancarias al día; facturación a clientes al día; inventario permanente de las facturas pendientes de recibir de los proveedores; inexistencia de cuentas puente o transitorias con saldos; automatización de los asientos, entre ellos las cuotas de amortización mensuales; etc.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “la organización contable”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.