¿Qué cuesta y qué aporta nuestra contabilidad?

Todos sabemos que uno de los costes más importantes que tiene cualquier empresa es el derivado del acopio, tratamiento, emisión y distribución de la información. La contabilidad es uno de los procesos de información más significativo por su carga de trabajo administrativo y, por tanto, por ser un gran portador de costes. Debemos intentar evaluar qué le está costando a la compañía el disponer de la información contable que utiliza. Para hacerlo efectivo sugerimos tener presente las siguientes recomendaciones:

• Identificar todas aquellas tareas de tratamiento de la información con finalidad contable, tanto las directas como las indirectas.
• A la vista de la totalidad de las tareas anteriores, conocer qué personas las llevan a término y qué porcentaje de su tiempo total dedican al tratamiento de ésta.
• Especificar el coste por persona, teniendo presente que el mismo absorba todos aquellos gastos que están relacionados de una forma directa con cada puesto de trabajo.
• Calcular el coste operacional, por persona, en función del tiempo de dedicación a la contabilidad.

Llegado a este punto obtendrá una parte del coste de tratamiento contable. Al mismo deberá añadir otros gastos como los de auditoría y asesoramiento; los procesos informáticos; la asesoría fiscal y los costes de tratamientos fiscales.

Con todo lo anterior se conocerá cuánto le cuesta a la compañía la obtención de la información contable. Una de las formas de percatarse de su dimensión es relacionarlo con el margen comercial. ¿Cuánto se “come” del mismo? ¿La situación actual ha empeorado o mejorado con respecto a otros ejercicios? ¿Cuáles pueden ser las causas? ¿Dónde podemos mejorar?

Otra forma de analizar los costes estriba en la obtención de ratios. Comparar el coste total con aquellas unidades de tratamiento que estén más relacionadas con la carga de trabajo. Son ejemplos: número de facturas a clientes o proveedores, número de asientos contables, número de movimientos bancarios, etc.

En base a lo anterior debemos llegar a conclusiones analizando las posibles causas. Nos permitimos insistir que se debe actuar. La empresa necesita que estos costes se rebajen. Debe diseñarse un plan de acción que contemple:

• Suprimir aquellos tratamientos o información innecesaria.
• Simplificar lo estrictamente necesario.
• Mecanizar lo simplificado.

A la vista de lo anterior, se deberá especificar: ¿Cuándo se iniciará este plan de reducción de costes? ¿Qué personas estarán involucradas? ¿Qué objetivos de reducción se piensa conseguir? En este último aspecto no seamos modestos, normalmente suele existir bastante «carnaza» para devorar.

Cuando se habla de productividad de la contabilidad existe otra forma de intentar cuantificarla. Se trata de relacionar el coste de obtención con los resultados que se obtienen gracias a las decisiones que se toman a partir de la información contable.

¿Se podría evaluar los beneficios «marginales» obtenidos en la compañía a partir de decisiones tomadas gracias a la contabilidad? ¿Dichos beneficios menos el coste de obtención qué resultado daría? Si el resultado fuese negativo, tenemos un serio problema: cada día se invierte dinero en algo que no es rentable. Existen dos decisiones extremas:

• Reducir los tratamientos contables al mínimo legal.
• Adecuar la información contable a las necesidades de la empresa y formar a su equipo para basar las decisiones en dicha información.

¿Qué actuación concreta es la más aconsejable? Pensemos que entre los extremos hay «infinitas» alternativas, y debemos escoger la que se crea más eficaz y posible para mejorar la productividad efectiva de la contabilidad.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “la organización contable” que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.