Los cinco hábitos de las personas más productivas

Ser más eficaces no es necesariamente cuestión de trabajar más horas ni de hacer sobreesfuerzos. Siempre tratamos de aprovechar al máximo la jornada laboral y realizar nuestras tareas de forma eficiente. Sin embargo, a veces no lo conseguimos. Para ser más eficaces hay una serie de prácticas que podemos poner en marcha y que, sin añadir más horas a nuestra jornada laboral ni tener que hacer esfuerzos extra, nos van a permitir ser más productivos. Estas son las cinco prácticas que se pueden llevar a cabo para lograr este objetivo.

Transformar el desorden en orden

Nos atrevemos a decir que los términos orden y productividad son hermanos siameses. Es fundamental que seamos capaces de mantener nuestro puesto de trabajo limpio, sin cosas inútiles. Cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa. Esto nos va a ayudar a no perder tiempo cada vez que busquemos algo que necesitamos.

Este orden no tiene que ver solo con el entorno de trabajo, debe hacerse extensible al contenido del ordenador. Hay que guardar, y sólo lo verdaderamente necesario, las cosas en carpetas de fácil acceso. Los ordenadores en cuyos escritorios hay decenas de documentos sin organizar son un gran obstáculo para ser productivos.

Trazar un plan de trabajo

La improvisación es mala amiga de la eficacia y de la productividad. La acumulación de imprevistos a lo largo de la jornada termina por interferir en nuestro trabajo. Sabemos que muchas veces es difícil decir “no” a ciertas peticiones en el trabajo, pero hay que intentar hacerlo, porque, en caso contrario, pasamos de estar centrados en nuestro plan a estar dispersos en los planes de los demás.

Para conseguirlo, es importante focalizar la atención en una tarea y, cuando se finalice, comenzar con otra, procurando siempre colocar lo verdaderamente importante por encima de lo urgente.

Definir objetivos claros y alcanzables

Las personas productivas se marcan unos objetivos que quieren conseguir. Para ello, es importante conocer las acciones necesarias para su consecución, fijar fechas para su puesta en marcha e implantarlas sin demoras. Si no se procede así, la lista de acciones se termina convirtiendo en un compendio de buenas e inútiles intenciones.

Es necesario disponer de indicadores adecuados que nos ayuden a verificar que los objetivos planteados se van cumpliendo, o bien que susciten acciones correctivas que nos aseguren la consecución de dichos objetivos. También se hace imprescindible una buena gestión de la agenda para no fallar en la implantación de las acciones.

Saber delegar

Para avanzar según lo previsto hay que saber delegar. Para conseguirlo tenemos que ser capaces de confiar en otras personas y asignarles tareas estimulantes, simplificar y automatizar procesos, tomar decisiones rápido, y pedir ayuda o contratarla.

Otra cuestión que nos permite alcanzar mayores cotas de productividad es enfocarnos en los proyectos y no en las tareas individuales que hay que desarrollar para llevarlos a cabo.

Trabajar en equipo

El trabajo suele hacerse en equipo. Por ello, de poco sirve trazar un plan si no se ha consensuado con quienes forman parte de un proyecto común, dentro o fuera de la oficina. Esto es muy importante para conseguir resultados.

Las nuevas tecnologías, las redes sociales y las telecomunicaciones permiten que el plan se pueda socializar sin barreras de colectivos, idiomáticas o de geografía. Es fundamental contar con una amplia red de contactos, o networking, que permita llevar a cabo los propósitos de forma fácil y viable.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “el personal” que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.