Las obligaciones registrales exigidas por Hacienda

Todas las empresas tienen la obligación de llevar una contabilidad, totalmente al día, que refleje la imagen fiel de la compañía. Ella debe recoger absolutamente todas las operaciones que tengan un impacto económico. Por supuesto que a esta contabilidad se le exige que existan los debidos comprobantes que justifiquen y amparen cada uno de los asientos practicados. Para Hacienda todo esto no es suficiente para poder constatar que la empresa  no ha incurrido en ningún tipo de falacia en su declaración.

En su lucha por la represión del fraude parece que creen que, atiborrando a la empresa de burocracia, y obligándole a llevar con meticulosidad controles y más controles innecesarios por reiterativos, pueden lograr disuadir a la empresa de efectuar prácticas ilegales y que cumpla religiosamente con sus obligaciones fiscales. Si no lo hace, la inspección lo detectará de inmediato gracias a los registros obligatorios en los que se deben reflejar todos los documentos correspondientes a las  obligaciones impuestas.

Para concretar vamos a poner como ejemplo el IVA. En él vemos que los empresarios y profesionales, sujetos pasivos del IVA, deberán llevar, con carácter general, lo siguiente:

• Libro registro de facturas expedidas.
• Libro registro de facturas recibidas.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

A poco que conozcamos las técnicas de contabilidad, es sumamente fácil llegar a la conclusión de que el contenido de estos libros se encuentra en las cuentas contables y los justificantes que le acompañan. Nos preguntamos ¿por qué Hacienda exige a la empresa que haga la misma  cosa dos veces?, ¿por qué no es suficiente la información que está en los libros de contabilidad?, si alguien quiere defraudar ¿no amañará todo para que no encuentren el engaño? Parece como si esta exigencia de llevar escrupulosamente estos cuatro libros fuera como una reliquia de la praxis de las inspecciones de un remoto pasado, del tiempo de los contables con visera y manguitos.

Hacienda da mucha importancia a estos libros registro ya que deberán cumplir con los siguientes requisitos:

• Deberán ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras.
• Deberán salvarse, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones registrales.
• Las anotaciones registrales deberán hacerse expresando los valores en euros.
• Los requisitos mencionados se entenderán sin perjuicio de los posibles espacios en blanco en el libro registro de bienes de inversión, en previsión de la realización de los sucesivos cálculos y ajustes de la prorrata definitiva.
• Las páginas de los libros registros deberán estar numeradas
• Solo se podrán rectificar las anotaciones registrales cuando se hubiera incurrido en errores materiales al efectuar las mismas. La rectificación se efectuará al finalizar el período de liquidación mediante una anotación o grupo de anotaciones que permitan determinar, para cada período de liquidación el correspondiente impuesto devengado y soportado.

Hacienda se siente generosa y al ver la ingente cantidad de trabajo “manual” al que estaría obligada la empresa, y para que no se la tilde de retrógrada efectúa las siguientes precisiones, pero sin faltar el consiguiente rigor:

• En los libros registros de facturas expedidas, facturas recibidas y bienes de inversión es válida la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas, que después de numeradas y encuadernadas correlativamente, formarán el libro.
• Asimismo, los libros pueden ser llevados por medios electrónicos o informáticos en cuyo caso, se exige que conserven en soporte magnético u óptico, durante el periodo de prescripción, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos.

En cuanto a los plazos para efectuar las anotaciones registrales se exige a la empresa que:

• Las operaciones que hayan de ser objeto de anotación registral deberán hallarse asentadas en los correspondientes libros registros en el momento en que se realice la liquidación y pago del impuesto relativo a dichas operaciones o, en cualquier caso, antes de que finalice el plazo legal para realizar la referida liquidación y pago en período voluntario.
• Las facturas recibidas deberán anotarse en el correspondiente libro registro por el orden en que se reciban, y dentro del período de liquidación en que proceda efectuar su deducción.

¡¡Vigilemos!! Si no hacemos las cosas bien Hacienda nos castigará.  Constituye una infracción tributaria grave el incumplimiento de obligaciones contables y registrales. Está castigada con multa del 1 % de cada uno de los cargos omitidos o falseados, con un mínimo de 150 y un máximo de 6.000 euros.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “los registros y los archivos mercantiles”, que le ayudará a reflexionar sobre estos importantes temas.

Feliz semana a tod@s.