La burocracia de las especificaciones de puestos de trabajo

Hace algún tiempo un novel gerente de una empresa nos explicaba que el recién creado departamento de Recursos Humanos estaba confeccionando las especificaciones de todos los puestos de trabajo de la compañía. Se sentía muy orgulloso de esta, según él, titánica labor. Nos decía que “a partir de ahora todo funcionará a las mil maravillas, toda vez que cada persona sabrá con exactitud la dimensión de su puesto de trabajo y se evitarán tanto la deserción de tareas como la extralimitación de las responsabilidades”.

Bueno, en principio creímos que esta tarea descriptiva era una idea loable. Pero a renglón seguido, empezaron a aparecer en nuestras cabezas aquellos espíritus que siembran las dudas, generan crítica y llegan a provocar la desazón. Todo se inició al intentar ir al origen de las cosas, es decir contestarnos las preguntas de ¿para qué debe servir una especificación del puesto?”, ¿cuál es su finalidad última?, ¿cuál es su propio “core business”? Estuvimos dándole vueltas al tema e íbamos descartando muchas de las posibles respuestas. De repente, nos acordamos de lo que hace mucho tiempo nos comentó un directivo al que le rendíamos una especial admiración. Nos dijo, de una forma rotunda y contundente, como él solía decir las cosas, “en mi organización no quiero ningún puesto de trabajo que no aporte beneficio a la compañía”. Si admitimos esta idea de aportación de beneficio como la finalidad última de cada puesto, es obvio que la especificación debe concretar, de una forma preeminente, cuál es el beneficio que se espera que aporte el puesto.

Pero ¿qué entendemos por aportación de beneficio? En algunos puestos el tema está muy claro, al ser su actividad generadora directa de beneficios, tales son los casos de los vendedores, del personal directo de fábrica, etc. En otros, existe una aportación indirecta también clara ya que evitan pérdidas o gastos innecesarios, por ejemplo, el personal de atención al cliente, el buen contable que ayuda a los compañeros a mejorar la gestión de los medios a su disposición, etc. Pero hay un motón de puestos, entre ellos de directivos, que va a resultar muy difícil medir y demostrar que aportan beneficio a la compañía.

Por tanto, en la especificación debiera indicarse, con letras de oro, cuál es la finalidad del puesto, es decir, cuál es la aportación al beneficio que se espera del mismo. A partir de aquí se debe ser muy crítico a la hora de asignar las tareas a realizar o que son de su área de responsabilidad. Para cada una de ellas se debe contestar afirmativamente a la pregunta de ¿esta tarea es crítica para conseguir el beneficio esperado? Si no es crítica, ¿para qué o por qué se debe realizar? Las especificaciones burocráticas, mediocres y corrientes abusan de detallar un sinnúmero de tareas que no aportan nada y, generalmente, olvidan aquellas dos, o máximo tres, que son críticas para alcanzar la finalidad del puesto. Casi todas las especificaciones indican: la dependencia del puesto, sus limitaciones, los objetivos, pero en términos genéricos, la descripción de las tareas encomendadas, etc. Pero lo que echamos en falta es la concreción de la finalidad, es decir, qué beneficio se espera que aporte el puesto y cómo se medirá o demostrará. Aparte de la exclusión de todas aquellas tareas que no están orientadas a la obtención del beneficio.

Por último, otro tema desconcertante es la escasa relevancia que tiene la especificación en el quehacer de la persona. Si lo más importante de un puesto es su aportación al beneficio y no las tareas que realiza, ¿por qué siempre se habla con la persona sobre cómo lleva a cabo sus tareas y casi nunca, por no decir nunca, sobre los resultados que aporta a la compañía y cómo mejorarlos?

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “el personal”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.