El papel se resiste a desaparecer en la empresa

Desde hace más de tres décadas se está hablando de “papeles cero” en las oficinas de las compañías. Este anhelo viene determinado por los sinsabores que causa el papeleo. Los podemos clasificar en tres bloques:

• Los costes: el papel, el espacio, los equipos de imprimir, el tóner, las fotocopias, las manipulaciones de archivo, localización y desarchivo, los residuos, etc. Estos costes variarán en función del volumen de la documentación impresa de la compañía.
• Las consultas: existe un tiempo extra destinado a la localización del documento, ya que el 30 % de los buscados no se encuentran al primer intento. Aparte, se da la circunstancia de que los documentos consultados con anterioridad casi nunca se reintegran a su lugar original, con lo que se hace casi imposible su localización. O lo que es peor, para evitar esta situación, se crean unos sistemas más o menos complejos de control que, aparte de ser costosos, al final apenas nadie los cumple.
• El medioambiente: nuestros bosques nos agradecerán sobremanera si somos capaces de reducir drásticamente nuestro consumo de papel.

Pero, todos percibimos cada día cómo el volumen de documentos de la empresa va creciendo inexorablemente. Con él aumentan las necesidades de archivo y de recuperación.

El concepto de “papeles cero” está relacionado con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos. Este tránsito del papel a la electrónica no es pacífico. Veamos algunos de los inconvenientes que tienen lugar:

• Los usuarios deben salir de su zona de confort, de sus costumbres y rutinas. Deben educarse para adaptarse a una nueva forma de procesar y de leer los datos.
• Todavía existen actuaciones burocráticas que exigen el documento en papel y no dan credibilidad a los flujos informáticos.
• No se ha resuelto adecuadamente el archivo de los documentos en la nube o en un servidor propio y es una tarea titánica su recuperación haciendo casi imposible que su gestión se lleve a cabo con eficiencia y prontitud.
• No se aprovecha suficientemente la proliferación de dispositivos móviles (smartphones y tablets) para generar documentos que se envíen de forma digital, y se alojen en una nube para su ulterior utilización.
• Muchas empresas todavía no son conscientes de la necesidad de disponer de un buen software capaz de garantizar la eficiencia de lo archivado y la facilidad de las búsquedas.
• En el proceso se desconoce cómo deben aplicarse correctamente los principios de gestión documental, de tal forma que pueda garantizarse la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la información bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes lo requieran.

El anhelo de alcanzar el objetivo de “papeles cero” se ha transformado en una entelequia, en un mito abandonado por imposible. No obstante, nuestros vecinos franceses elaboraron un plan en el año 2011, el llamado “Plan France numérique 2020” en el que se prevé que “el papel como soporte de información deberá ser definitivamente abandonado en la administración, y por tanto la totalidad de las tareas administrativas deberán ser desmaterializadas.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “los registros y los archivos mercantiles”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.