Las diferencias en los stocks

Las empresas disponen de unos registros administrativos en los que se refleja, al día, el movimiento de sus stocks. Cuidan de tenerlos muy actualizados ya que gracias a ellos podrán gestionar con eficacia las existencias: servir los pedidos de los clientes, lanzar las demandas a los proveedores y cuidar de que no existan ni sobrestocks ni tampoco roturas.

Por otro lado hay la realidad de la compañía: un almacén que acoge y custodia las existencias físicas. El problema que se presenta es la coincidencia entre las existencias que se indican en el registro administrativo y la realidad pura y dura que existe en el almacén. Esta comprobación se lleva a cabo mediante los famosos recuentos periódicos. Existen varios tipos entre los que destacan: el anual, el rotativo y el por excepción. Estos dos últimos son los más eficaces ya que al estar próximos en el tiempo se puede corregir la información defectuosa, poniéndola al día, y conocer los posibles motivos de las diferencias para poder analizarlos y actuar sobre ellos.

Nuestra experiencia nos ha permitido constatar que las diferencias entre el registro administrativo y el inventario físico provienen de las siguientes causas:

• Errores en la recepción de la mercancía. Entre éstos destacan: el proveedor entrega una cantidad distinta a la consignada en el albarán; se recepciona material defectuoso que no se almacena pero no se corrige en albarán; demoras en el registro de entradas; entradas sin el correspondiente albarán.
• Errores en la salida de mercancía. Son significativos los siguientes: salidas sin el correspondiente albarán o pre-facturación; equivocaciones de referencia o ubicación en el picking; olvidarse de realizar una transacción o realizarla dos veces.
• Errores administrativos. Se dan básicamente en los asientos de entradas y salidas y en las regularizaciones. Cabe la posibilidad de una falta de conocimiento de los procedimientos, sistemas y documentos de trabajo por parte del personal asignado a estos cometidos. Así y todos es aconsejable que toda la mecánica de llevanza del registro de existencias esté totalmente informatizada evitando al máximo la intervención humana.
• Errores en el recuento. Se propician mediante: una deficiente forma de identificar los productos y las referencias; una iluminación defectuosa; un desconocimiento de los productos; una organización del almacén caótica que dificulte en extremo el recuento; una planificación y un método de recuento a todas luces incorrecto.
• Desechar productos. Se trata de tirar o chatarrear productos caducados, obsoletos, o en mal estado sin darles de baja en el correspondiente en el registro administrativo.
• Hurtos. Aquí se contemplan tanto los internos llevados a cabo por el personal propio como los externos que proceden de personas ajenas a la compañía. Para evitar en lo posible este tipo de hurtos es aconsejable implantar sistemas de seguridad que sean capaces de minimizar estos robos. También se aconseja efectuar recuentos periódicos para evaluar las pérdidas existentes.
• Confusiones. La más peligrosa es la de entregar un producto en lugar de otro con precios muy distintos. Algunos empleados infieles utilizan este sistema para robar, en combinación con personas ajenas a la compañía.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “los stocks”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.