Los proveedores: una pieza clave

Los proveedores son uno de los primeros lugares donde debe intentarse ahorrar dinero con creatividad. Limitarse a pedir un precio más bajo de un producto sirve únicamente para que el proveedor busque el beneficio en otro. El secreto consiste en establecer un sistema de sociedad en el que el objetivo sea buscar formas creativas de disminuir costes y mejorar los márgenes para compartirlos entre el proveedor y el cliente. Hemos escogido dos temas para recalcar las relaciones con nuestros proveedores: los stocks y los costes ocultos.

Los stocks.

El grado en que la actuación de los proveedores sea eficaz también va a condicionar el nivel de las existencias de la compañía. Existen importantes dificultades en su actuación, siendo las que siguen las más corrientes.

• El plazo de entrega. Es obvio que un mayor plazo de entrega de un suministrador exige una mayor cantidad de stocks para hacer frente a la producción. También es cierto que el plazo de producción condicionará el stock de productos acabados. La evaluación del proveedor y el posterior ajuste del plazo para el cálculo de la cantidad de compra se debe actualizar en función de las oscilaciones de las entregas.
• La variabilidad de los plazos. Este aspecto puede llegar a ser dramático ya que pone en tela de juicio la seguridad del suministro. El proveedor que no tiene ajustada su capacidad de producción a los pedidos que está recibiendo, o bien no tiene la flexibilidad suficiente para buscar soluciones a los desajustes, es un clarísimo provocador de fuertes stocks de seguridad en casa de sus clientes.
• La seguridad de las entregas. Este es otro rasgo complementario. En este caso se trata de que el proveedor sirva los pedidos completos y sin errores. Las empresas que tienen suministradores con este rasgo negativo, para contrarrestarlo deben hacer esfuerzos en disponer de stocks complementarios.

El problema de los stocks nace del comportamiento de los proveedores. Cuando sus plazos de entrega son cortos y sus entregas son totalmente fiables, los stocks de los clientes pueden llegar a estar en unos niveles bajísimos. Pero cuando falla alguno de estos factores y se trata de un producto crítico, se convierte en el cuello de botella con gran influencia en el servicio al cliente.

Los costes ocultos.

En la gestión de los proveedores existen una serie de gastos o costes ocultos, Estos se pueden agrupar en las actividades duplicadas, es decir que las hace el cliente y también las lleva a cabo el proveedor. O bien actividades que las realiza el cliente y las podría traspasar al proveedor para que sólo las llevase a cabo él mismo. Veamos algunas.

• La solución técnica. Es una medida muy aconsejable recurrir a los proveedores para encontrar la solución técnica más eficaz. Ellos son auténticamente especialistas en lo suyo y su aportación será válida y evitará unos costes por querer descubrir nosotros la “rueda”.
• Las alternativas del mercado. En el campo de las compras se debe ser muy inquieto e ir buscando constantemente posibles fuentes de suministro e ir investigando sobre las mismas para efectuar los cambios pertinentes. El proveedor habitual corre el riesgo de adocenarse si considera que sus clientes le permanecerán siempre fieles.
• Las negociaciones. Una buena negociación basada en el “win win”, conociendo a fondo el proveedor, el producto, sus costes y la posibilidad de un volumen de interés tiene todas las bazas para que sean un éxito.
• El cálculo de necesidades. Este es un tema crítico. Se compra para las necesidades futuras, si éstas no están claras, tendremos dificultades con las cantidades a comprar. El proveedor nos puede ayudar para minimizar los efectos de los errores con una buena actuación correctora.
• El lanzamiento de los pedidos. Esta actividad se puede traspasar íntegramente al proveedor en base a la conexión por EDI de las bases de datos de las dos empresas. También es una forma de rebajar los costes.
• El seguimiento. También en este caso el EDI facilita un buen seguimiento que deberá estar en manos del proveedor. El cliente debe tener puntual aviso de aquellos aspectos considerados relevantes. Esta actividad, en muchas empresas, se lleva un montón de horas equivalentes a un montón de dinero.
• Las comprobaciones. Esta es otra actividad que suele duplicarse. En muchas ocasiones el coste de las comprobaciones es varias veces más alto que las anomalías halladas. No todos los proveedores actúan igual, ¿por qué no discriminamos los tratamientos según su comportamiento?
• La calidad. Cada vez nos debemos apoyar más en aquellos suministradores que tienen un compromiso serio y eficaz con la calidad. Nos evitan muchos males de cabeza que siempre se traducen en costes adicionales elevados.
• Las reclamaciones. Ya sean por cantidad suministrada, por errores en el envío o en la facturación, por no cumplir los plazos, etc. ¡Cuántas horas se pierdan en “desfacer entuertos”!
• La contabilización y el pago. Evitar la duplicidad de facturar y repasar la factura. Automatizar la contabilización y el pago.
• El partenariado. No asegurarles un volumen apetecible de compras, serles infiel, no darles cuantos apoyos podamos ofrecer, no compartir los beneficios derivados de la relación, no estar asociado con los proveedores para combatir los costes, es desaprovechar una importante oportunidad.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “el aprovisionamiento”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.