¿Por qué tenemos stocks?

Dicen que a los directivos comerciales les gustaría tener los almacenes repletos de género para que todos los pedidos se sirviesen completos y a la máxima celeridad posible. Creemos que no es exactamente así como lo enfocan. Al directivo comercial le preocupa enormemente no poder servir un pedido completo y a tiempo, por una rotura de stock, ya que esto provoca:

• Que se pierdan clientes que, por aquellas raras casualidades, suelen ser los más cumplidores.
• Que se pierda una venta que automáticamente se la adjudica nuestra querida competencia. De esta forma le estamos dando la alternativa para que la pruebe y, si le tratan mejor que nosotros, es muy posible que se quede con ella.
• Que las reclamaciones de los clientes se mantengan en niveles altos o crezcan. Esta situación provoca un fuerte stress en las personas dedicadas a la atención a los clientes, cuando se es consciente de que no existen los medios adecuados.
• Que exista una fuerte merma en las ventas provocadas por la ruptura de stock de un producto que forma parte de conjuntos de productos.

Que aquellas empresas que están luchando para ser líderes en el servicio al cliente, puedan dar pasos atrás que les provoque un deterioro en su imagen de servicio preferente y diferencial.Para contrarrestar estos infortunios a las compañías se les ocurre que la mejor opción es disponer de stocks. En principio es cierto, la disponibilidad de los productos que demanda el cliente permitirá su servicio rápido y seguro. Pero los excesos se pagan caros. No es válida la regla de “a más stocks, más clientes satisfechos”

En cuanto a los directivos de producción están siempre muy pendientes de mejorar en todo momento su plazo de suministro. Pero a veces, lo llevan a cabo con excesivas coberturas que repercuten de forma muy directa en las finanzas de la compañía. Las políticas del “por si acaso” en la gestión de stocks son muy lamentables. Existen varios aspectos que condicionan los stocks desde la perspectiva de Producción. Veamos los más significativos:

• El diseño del producto: La complejidad del mismo va a condicionar la buena gestión de compras, y por tanto de los stocks. Es en el momento de diseñar el producto cuando puede quedar condicionado su éxito comercial, su nivel de calidad, su coste, su complejidad de todo tipo, etc. Dentro del diseño existen dos aspectos a considerar:
  • Las listas de materiales. El número de piezas que constituyen el producto es esencial. Un mayor número corresponde a una mayor complejidad, a más riesgos de errores y a una mayor propensión en basar la gestión en “tener de todo para que no falle nada”. Pudiendo llegar este “todo” a cifra astronómicas.
  • La estandarización de las piezas. Lo especial siempre dificulta en sobremanera. Cuanto más simples sean las cosas, mejor. La diferenciación se debe poner sólo en lo que es esencial en el producto
• Los proveedores: El grado en que su actuación sea eficaz también va acondicionar este importante capítulo de los stocks. Muchas veces se les achaca a ellos el problema, pero en realidad son los que inciden menos en las situaciones más críticas de los sobrestocks o el otro extremo, las roturas. No obstante existen rasgos de dificultades en su actuación siendo los que siguen los más corrientes.
  • El plazo de entrega. Es obvio que un mayor plazo de entrega de un suministrador exige una mayor cantidad de stocks para hacer frente a la producción diaria.
  • La variabilidad de los plazos. Este aspecto puede llegar a ser dramático ya que pone en tela de juicio la seguridad del suministro. El proveedor que no tiene ajustada su capacidad de producción a los pedidos que está recibiendo, o bien no tiene la flexibilidad suficiente para buscar soluciones a los desajustes, es un clarísimo provocador de fuertes stocks de seguridad en casa de sus clientes.
  • La regularidad de las entregas. Este es otro rasgo complementario. En este caso se trata de que el proveedor sirva los pedidos completos y sin errores. Las empresas que tienen suministradores con dificultades en este rasgo, para contrarrestarlo, deben disponer de costosos stocks complementarios.
• El proceso: Recordemos que una fábrica equilibrada es aquella que equilibra la capacidad de cada recurso con su demanda. Cuando esto no ocurre es cuando se generan los desajustes y con ellos los stocks descompensados. Veamos algunos aspectos del proceso productivo que tienen incidencia directa en los stocks.
  • La dimensión de los lotes. Está involucrado tanto el lanzamiento de pedidos de materia prima, como las órdenes de fabricación. La optimización de la producción es uno de los objetivos prioritarios, pero sin olvidar la eficiencia de los recursos optimizados y entre ellos los stocks.
  • Los tiempos de preparación. Los cambios que se requieren en las máquinas y sus tiempos condicionan las cantidades de stocks de materias primas y sobre todo de productos intermedios en las producciones no continuas.
  • Las imprecisiones del inventario. Cuántas veces una defectuosa información de la situación de los stocks ha confundido y ha hecho tomar decisiones desastrosas que han multiplicado los errores.
  • La proporción de mermas y la calidad. Una situación alta en este tipo de anomalías, o bien una tendencia constante al alza repercute de forma directa en los stocks en todos sus aspectos: consumos desmesurados de materia prima y aumento de la cantidad de productos intermedios.
  • La flexibilidad de la mano de obra directa. Aparte del nivel de absentismo y de inactividad, cada vez tiene más importancia el número de trabajadores con flexibilidad, o polivalentes, que son capaces de actuar en varias actividades. Si la empresa tiene un buen ratio de número de trabajadores flexibles sobre el total, estará mejor posicionada para la mejora de sus niveles de stocks, entre otras ventajas.
  • Los fallos del equipo. Unas veces el mantenimiento no bien resuelto, otras la obsesión por buscar precios de compra bajos, en lugar de costes bajos provoca pérdidas de horas que tiene una clara repercusión en los stocks.
  • Los desequilibrios de capacidad y los cuellos de botella. A éstos último los podemos definir como un recurso cuya capacidad es inferior a la demanda ejercida sobre él. No debemos olvidar que aumentar la capacidad de la fábrica empieza e implica aumentar la capacidad de los célebres cuellos de botella. La existencia de éstos obliga a que el resto de la planta esté subutilizada y que los niveles de stocks no alcancen un posición óptima.
  • El diseño de las instalaciones y de los recorridos. En la cadena productiva son elementos básicos los tiempos y la longitud, por ello el diseño debe intentar optimizar al máximo los mismos.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “los stocks”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.