Los temidos errores contables

Nuestra experiencia nos ha hecho convivir con múltiples errores que llevan a cabo los contables. Los solemos agrupar en dos categorías: los que son involuntarios y generalmente fruto de su ignorancia o de su poca profesionalidad y los voluntarios que se llevan a cabo con la clara intención de defraudar al fisco, a los accionistas, a los acreedores o al personal. Cualquier error contable puede estar situado en cualquiera de las dos categorías, lo único que lo diferencia para su catalogación es la intención del que ejecuta el error o del que decide que se lleve a cabo.

Veamos algunos ejemplos de errores más frecuentes que se dan en nuestras contabilidades.

• Ventas no declaradas. A veces la causa reside en disponer de unos sistemas de facturación defectuosos en los que no se garantiza tanto la calidad de los datos como que no se escapen salidas de almacén sin facturar. En otras latitudes se aplica la ocultación de las ventas para nutrir la caja y la contabilidad “B”.
• Compras no realizadas. Se contabilizan compras cuyas entradas no entran físicamente, es decir son totalmente ficticias. Esta es una actuación bastante burda ya que, sea por la confección del modelo 347 o sea por la verificación de inventarios se encontrarán las diferencias. Este fraude sirve básicamente para disminuir los beneficios y para generar caja “B”.
• Gastos ficticios. Aquí hay actuaciones de todo tipo: desde abonar sueldos a personas que no trabajan en la compañía hasta pagar el mismo gasto dos veces aprovechando justificantes antiguos. Un campo muy frecuente para efectuar fraudes es el de la gestión de los gastos de viaje. Según la consultora Captio, por culpa de este tipo de fraude las empresas pierden una media de 723 euros por empleado y año. El fraude abunda más en las empresas pequeñas (menos de 50 empleados) que en las medianas y grandes ya que éstas disponen de un control mayor y más efectivo. La picaresca utilizada suele ser: pasar gastos antiguos; pasar el mismo ticket varias veces; “hinchar el número de kilómetros”; efectuar gastos en fines de semana; cargar un importe superior al máximo autorizado; falta de justificante del gasto; ausencia de datos; manipulación de la información; etc.
• Periodificaciones de gastos. Existen gastos que se consumen en el mes pero que los cargos o facturas aparecen en otros meses venideros. Si se quiere que la cuenta de explotación refleje lo que realmente ha pasado en el mes, estos consumos se debieran contabilizar. A veces los errores provienen de dotar una cuantía escasa o bien de no anular la dotación al contabilizar la correspondiente factura.
• Inventarios fidedignos. En este campo existe una gradación de actuaciones erróneas. Veamos algunas: no efectuar inventario físico que compruebe la veracidad del listado de stocks contable; no regularizar en el inventario contable las diferencias halladas en el físico; no aplicar con escrupulosidad la valoración de los stocks; no devaluar aquellos productos considerados como obsoletos o de muy lenta rotación; no aplicar métodos de valoración aceptados por la legislación (FIFO y PMP están aceptados en el Plan General Contable y de PYMES. El LIFO ya no se acepta como método de valoración).
• Cuadro amortizaciones. Existen empresas que no aplican las cuotas de amortización hasta el último mes del período. La información mensual de resultados es totalmente errónea ya que falta esta partida tan importante. Otras veces los criterios de cálculo de las cuotas no se ajustan ni a los de vida útil ni tan siquiera a los fiscales. Los beneficios que aparecen en los estados contables son sencillamente erróneos.
• Inmovilizado en desuso. Aparece en el activo pero está totalmente en desuso por obsoleto o cualquier otra causa. Se debiera amortizar totalmente pero se teme tomar esta decisión para no perjudicar los beneficios.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “la organización contable”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.