El dinero en efectivo es muy apetitoso

Hemos observado en las empresas más de un episodio de infidelidad por parte de sus empleados. Por desgracia estos casos no son pocos. Hoy nos vamos a ceñir a comentar únicamente los derivados del robo de efectivo, es decir de dinero contante y sonante. Sabemos que no son los que más dañan a la economía de la empresa, pero sí los que más pueden perjudicar el clima de trabajo de la compañía. Estos percances nacen por la ausencia de un control sencillo, pero seguro, del manejo del efectivo.

Es curioso observar cómo se genera este tipo de hurto. El primer paso que da la persona que roba es detraer una cuantía irrisoria. A veces se hace por distracción, sin mala intención. En este momento se domina el tema. Si la sustracción ha transcendido y se ha detectado, se está en situación de justificar que sólo se trata de un pequeño error que ha posibilitado el descuadre del efectivo. Se repara y aquí no pasa nada. El mal viene si nadie detecta nada y la persona que roba recibe un mensaje de impunidad e incluso de permisividad y condescendencia. A partir de aquí se envalentona y considera que su argucia para robar no se detectará, nunca recaerán sobre él las consecuencias. No hemos conocido a ningún empleado infiel que, cuando robaba, se hubiera planteado seriamente que descubrirían su acción o sería pescado in fraganti. Si ello se diese, seguro que hubiera desistido de la acción punible. Por culpa de una ausencia de control o bien por unos controles defectuosos hemos permitido unas actuaciones deshonestas en claro detrimento de la empresa.

Debemos disponer de sistemas de control que impidan este tipo de acciones. A continuación vamos a comentar unas normas de sencilla aplicación y altamente eficaces, como ejemplo de control.

• Fondo fijo de caja. Se adjudica a la caja un saldo permanente. Se obliga al cajero que cada día efectúe la liquidación del efectivo de la caja. Si existe un excedente, es decir la cuantía del saldo es superior al adjudicado, esta diferencia se ingresa en una cuenta bancaria establecida para ello. Si existe déficit se solicita una reposición o ingreso procedente del banco por una cuantía que nivele el saldo adjudicado.
• Limitación de los pagos en efectivo. Se trata de no admitir que se lleve a cabo ningún pago en efectivo que sea superior a € 20. De esta forma cuidamos del riesgo de la cuantía de la posible distracción.
• Justificación de los pagos. Cualquier pago, con independencia de su cuantía, debe estar justificado, es decir, debe estar respaldado por un justificante que ha sido aceptado por persona con responsabilidad y distinta al cajero.
• Vales de caja. Prohibición absoluta de su existencia. Todos los pagos deben estar liquidados al día. Tolerar los vales puede acarrear sorpresas muy desagradables.
• Arqueo periódico. Aleatoriamente y como mínimo dos veces al mes se efectúa un arqueo de la caja para comprobar que su saldo es coincidente con el recuento del efectivo.
• Depósito del efectivo en lugar seguro. Posiblemente si se aplican estas normas, la cuantía del saldo de la caja no será de importancia. No obstante, no olvidemos que se trata de dinero y éste es muy apetitoso, por lo que se debe custodiar en un lugar lo más seguro posible al que sólo debe tener acceso el cajero y nadie más.
• Personas distintas. Asignar la responsabilidad de la caja a una persona distinta de la que gestiona los créditos a los clientes y de la que lleva la contabilidad.

Dejamos para otro post el comentario sobre las manipulaciones de los cobros y de los pagos que hacen más perfecto el robo del dinero de la empresa.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “el disponible”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.