La lacra de los empleados deshonestos

20 febrero, 2016 0 Por JLH

A diario los periódicos nos anuncian nuevos hechos de corrupción llevados a cabo por los políticos. Esto ya apenas nos sorprende. Por desgracia, este no es el único escenario, también existe en el seno de la empresa. Hace un tiempo la consultora Peat & Marwich llevó a cabo un estudio sobre el fraude a las compañías y el 52 % de la muestra de 1.000 compañías consultadas, reconoció haber sufrido un fraude en el año anterior al estudio. De las pérdidas totales ocasionadas por estos delitos, el 51 % los había realizado el propio personal interno de las compañías. Una de las áreas más proclives a este tipo de defraudación era la de aprovisionamiento.

Ciñéndonos a esta área de las compras vamos a detallar los ítems más significativos en los que suelen operar los empleados deshonestos.

  • La selección del proveedor. Asignan las compras a los proveedores que les favorecen con regalos, prebendas y comisiones. A veces incluso los extorsionan. Los políticos corruptos son muy proclives a utilizar este medio de defraudación. Hay varios caminos para intentar solucionar el tema: las evaluaciones de proveedores efectuadas por personal distinto al gestor; la rotación de personas en la gestión; las negociaciones compartidas entre varias personas.
  • El precio de compra. Se juega con dos precios: el real de la transacción y el que se factura a la empresa. La diferencia, por supuesto, se abona al gestor, a ser posible en “negro” para dejar menos rastro. Este tema suele resolverse en base al sistemático conocimiento de las ofertas de otros proveedores solventes llevadas a cabo por personas distintas a los gestores.
  • La cantidad servida. A la vista de los defectuosos sistemas de control interno implantados en la empresa, se trata de facturar una cantidad superior a la servida y el importe de la diferencia abonarlo al gestor. También es aplicable a determinados servicios. Algunas empresas tienen instituido el control informático con datos, introducidos por personas distintas, de: pedido al proveedor, albarán de entrega y factura, para paliar este tipo de fraude. Se debe ser muy cuidadoso con las regularizaciones de stocks ya que si no se investigan pueden llegar a ser la tapadero de varios “chanchullos”
  • Los usos personales. Se trata de que el proveedor suministre material para uso particular del gestor con cargo a la empresa camuflándola con su facturación. Lo hemos visto aplicar en la construcción de una casa o en el arranque o consolidación de un negocio competidor de la compañía. Cuando se lleva a cabo en estos términos, se debe proceder con rigor en la conformidad de las facturas y abonos y en el cobro de estos últimos.
  • Las facturas y cargos falsos. Está considerado un sistema de defraudación bastante chapucero, pero es más utilizado de lo que nos imaginamos. Se ha usado con ardua frecuencia para defraudar a la Hacienda Pública hasta que ésta instauró el célebre impreso 347 para cruzar los datos de clientes y proveedores. Nosotros debemos ser rigurosos e implantar la existencia de pedidos al suministrador y conformidad de factura por persona distinta al gestor.

Para llevar a cabo las medidas de combate descritas no se deben despreciar aquellos suministros de productos o servicios que son económicamente poco significativos para la empresa. La experiencia nos ha enseñado que, “como suben poco, nadie se los mira”, y son muy proclives a las corruptelas.

Se debe evitar por todos los medios posibles que en la empresa se asienten malhechores. Estos acostumbran a ser prepotentes y suelen estar convencidos que sus fechorías no van a transcender y la empresa nunca se va enterar de las mismas. La existencia de un eficaz sistema de control interno acompañado de una actuación rápida, contundente y ejemplarizante ayudará en buena medida a erradicar estas prácticas tan abominables. Para mitigar los efectos económicos desfavorables provocados por estos fraudes, muchas empresas recurren a la contratación de un seguro que los cubre.

La empresa debe lograr que todo su equipo esté constituido por personas honestas y plenamente confiables. Igual criterio debemos seguir en la selección de los suministradores por lo que deberíamos renunciar a todos aquellos que se han prestado al juego sucio propuesto por los empleados deshonestos.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 23 preguntas sobre “el aprovisionamiento”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.