La gestión de los proveedores

13 febrero, 2016 0 Por JLH

El mundo de las compras lo podemos dividir en dos partes diferenciadas aunque mutuamente dependientes: la gestión de los proveedores por un lado y el aprovisionamiento o acopio por el otro. Para que no nos traicione la semántica al primero lo definiremos como el compendio de las actividades que se deben llevar a cabo para localizar y cerrar pactos con los mejores suministradores existentes en el mercado. En cuanto al segundo, lo concretaremos en todas aquellas tareas necesarias, más o menos mecánicas, para disponer de un stock adecuado, es decir que no existan roturas ni tampoco se generen sobrestocks, ni mucho menos obsoletos. Vamos a reflexionar un poco sobre determinadas particularidades del primer grupo, la gestión de los proveedores.

El objetivo. Se trata de disponer de los mejores suministradores. Ellos nos deben ayudar a obtener éxito en nuestro negocio. No debemos encontrar ningún tipo de obstáculo provocado por una gestión deficiente de los mismos.

La búsqueda y captura. Implica sustituir unos proveedores mediocres por otros excelentes, allá donde estén. Es una labor dura, pero debe ser constante. No podemos dormirnos. Cada día hay empresas que se esfuerzan en hacer las cosas mejor y nosotros debemos beneficiarnos de ellas y no continuar con las rutinarias y con las que prefieren dormirse en los laureles. Se debe recurrir absolutamente a todos los medios existentes de localización: el internet, la asistencia a Ferias de nuestra especialización, la búsqueda de comentarios con clientes, competidores y proveedores, el recurso de los intermediarios y asesores de solvencia, etc. Ya disponemos de varias alternativas de sustitución, ahora toca preparar muy bien las entrevistas.

La negociación. De entrada, debemos ser atractivos al posible proveedor. Una política que siguen algunas empresas es la de parcelar su volumen de compras entre varios proveedores. Con esto se pierde mucha fuerza en la negociación. Nosotros vamos a pedir al proveedor que nos dé lo mejor que nos puede dar. En justa correspondencia, debemos también nosotros darle lo mejor y qué duda cabe que el volumen de negocio es un apartado de importancia. Una buena negociación se basa en que ambas partes ganan (win – win). Para ello es importante tanto la transparencia como las buenas aportaciones mutuas. Huelga decir que debemos llevar muy bien preparado el portafolio de la negociación. Tener muy bien estudiados y argumentados todos los puntos a negociar. No dejar nada a la improvisación. Sería muy lamentable el perder una buena oportunidad por la desidia a la hora de preparar o desarrollar la negociación.

La homologación. Se trata de incluir al nuevo proveedor en nuestra lista de suministradores habituales. Algunas empresas, por prudencia, efectúan algunas compras, digamos de prueba, para evaluar el comportamiento del abastecedor. Si todo es satisfactorio, se canalizarán todos los acopios de los productos pertinentes en el suministrador que haya sido homologado. Nosotros nos decantamos por el sistema que hemos visto funcionar en empresas bien gestionadas, consistente en la centralización total de la gestión de los proveedores. El departamento tiene la misión, única y en exclusiva, de seleccionar, negociar y asignar a todos los proveedores de la compañía. De esta forma la gestión de un montante económico de la cuenta de explotación se reserva a un grupo de personas muy especializadas en este tema que puede llegar a ser determinantes para la obtención de la rentabilidad de la compañía. A partir de aquí todos los acopios, que normalmente los llevarán a cabo otras personas, se harán únicamente a estos proveedores homologados.

Las características de los gestores. Es obvio que contra más cualidades y conocimientos dispongan las personas destinadas a estos cometidos, mayores probabilidades de que la empresa consiga una buena gestión. No obstante nos gustaría resaltar tres características para nosotros muy significativas e importantes. La honestidad que, en esta caso, consiste en que la empresa reciba íntegramente todo aquello que los proveedores pueden y están dando, sin ningún tipo de desvío ni beneficiarios distintos de la propia compañía. La capacidad negociadora sin la cual va a ser bastante difícil obtener de los proveedores las mejores condiciones posibles. La inquietud por conocer mejor los productos, por buscar nuevas fuentes de suministro, por mejorar las técnicas de negociación, etc.

Los resultados. Dicen que sólo se mejora lo que se mide. Debemos disponer de unas métricas por las que podamos conocer la aportación que nos dan las personas dedicadas a los proveedores. Qué duda cabe que debemos ser capaces de valorar los beneficios adicionales que obtiene su gestión y compararlos con los costes de todo tipo que soporta la citada gestión. Por otro lado se han de disponer sistemas fáciles y certeros que permitan tener una seguridad de la óptima calidad de las relaciones con los proveedores.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 23 preguntas sobre “el aprovisionamiento”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.