La información para la Dirección

11 noviembre, 2015 0 Por JLH

Antes de nada, quisiéramos distinguir dos conceptos que suelen causar una desagradable confusión. No es lo mismo datos que información. Los primeros son un conjunto de guarismos, generalmente sin orden ni concierto, con varias características clásicas: apenas sirven para decidir, son voluminosos, están presentados de una forma desordenada y con una clara sensación de amontonamiento. En cuanto a la información, ésta se circunscribe a unos aspectos vitales de la compañía y con un objetivo exclusivo de ayudar al directivo o empleado a decidir.

Piense un poco en el mundo de la empresa y centre su atención en sus procesos. Es muy fácil llegar a la conclusión de que el coste del tratamiento de los datos en general y de la información en particular, puede llegar a ser uno de los más relevantes de la compañía. Todos los miembros de la empresa están involucrados en este proceso. A menudo pensamos en la cantidad de dinero que se echa a la basura por haberse destinado a elaborar o tratar datos, e incluso información, que no absolutamente Esto es un despilfarro, por desgracia, muy frecuente en las compañías.

Si nos centramos en el tema de la necesidad de información que tienen los directivos para gestionar adecuadamente a la compañía, nos gustaría recalcar varios aspectos de :

  • La buena información implica siempre la comparación de una situación actual con otra llamada “ideal”, ya sea procedente de un objetivo fijado o bien de una situación excelente, o no, vivida con anterioridad. Siempre debemos buscar la diferencia entre ambas situaciones. Esta desviación o diferencia nos debe servir como revulsivo para decidir y actuar de cara a la mejora.
  • De los múltiples aspectos que coexisten en la empresa, es una habilidad directiva encontrar sólo aquellos que son básicos, las llamadas áreas críticas. Es decir que su comportamiento incide abiertamente en la generación de los beneficios. Estas facetas relevantes serán a las que se debe referir exclusivamente la información.
  • No nos podemos permitir el lujo de ser prolijos. No todo es importante ni tampoco merecedor de disponer de una información sobre ello. Debemos ser capaces de encontrar para cada área crítica la información precisa y relevante que nos ponga de manifiesto la situación para poder reaccionar.
  • Ya hemos mencionado que la información tiene un alto coste. No podemos dilapidar los recursos financieros. Debemos ser valientes y suprimir, sin contemplaciones, toda aquella información que no nos ayuda a mejorar los resultados o aporta muy poco. Se dice que el beneficio aportado por la información debe ser superior al coste de su obtención.
  • Para la información restante debemos hacer un esfuerzo en adelgazarla, simplificándola al máximo, para obtener un mayor rendimiento. No debemos olvidar que los métodos de obtención de los datos o de la información son muy variopintos. Se caracterizan por disponer de un diseño muy personal y suelen estar llenos de costras creadas por la rutina y los pocos esfuerzos en ejercer autocrítica.
  • Otro aspecto relevante es la calidad de la información. Cuántas veces hemos visto cómo una información, a todas luces muy necesaria, estaba plagada de errores que la convertían en totalmente inservible, e incluso peligrosa, para decidir en base a ella. Todo por la fatal costumbre de que el emisor no ha querido efectuar una mínima verificación antes de entregarla al responsable de decidir.
  • No nos confundamos y vayamos a extremos que siempre son perniciosos: creer, por una parte, que la única información en la que deben basarse las decisiones es la procedente de los estados contables y a conjeturas obtenidas sin ton ni son, o bien, por otra parte, estar convencidos que se debe disponer de información de absolutamente todo lo que se mueve en la empresa.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 23 preguntas sobre “organización general”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.