De nuevo con los servicios exteriores

18 septiembre, 2015 0 Por JLH

Hay empresas cuyos dirigentes caen en el error de dar apenas importancia a los gastos generales creados por los servicios prestados por el exterior. A lo sumo, hacen controlar los de importe más elevado y corren un tupido velo ante el resto.

Las empresas que buscan la excelencia dan una respuesta concreta para combatir las ineficacias de este tipo de gasto. Tienen instaurado lo que denominan el “gestor del gasto”. Veamos cómo funciona.

1.- Asignación del gasto. Para cada gasto concreto fijan la responsabilidad de su gestión a una sola persona. Normalmente se busca que ésta sea la mayor conocedora del gasto en sí y de su comportamiento. No se tiene en cuenta su rango en el organigrama de la empresa, sino únicamente su conocimiento del gasto y sus cualidades para poder actuar con eficacia. En ocasiones este conocimiento está muy ligado al grado en que se usa el servicio.

2.- Funciones. Al gestor se le pide básicamente la reducción del coste del servicio o gasto asignado. Tres son los campos de actuación.

  • Demostrar la idoneidad del servicio y su posible sustitución o anulación.
  • Mediar en la contratación proponiendo el suministrador y negociando las cláusulas más convenientes para la compañía.
  • Diseñar y poner en marcha el sistema de control de gestión del gasto en las vertientes de consumo, coste y aportación. Ello abarca no sólo la información, sino, sobre todo, la implantación de acciones de mejora en los resultados.

3.- Medios necesarios. Pocas cosas se podrán obtener si el gestor no dispone de todos los medios necesarios que están al alcance de la compañía. En concreto:

  • Toda la información acerca del gasto en sí y de su comportamiento.
  • La posibilidad de efectuar inversiones rentables y financieramente posibles.
  • El aprovechamiento de alianzas puntuales con usuarios externos del gasto o servicio.
  • La oportunidad de reunir a las personas conocedoras o usuarias del gasto para generar ideas (brainstorming) que conduzcan a mejorar su eficiencia.

4.- Limitaciones. Aquí se deben definir “las líneas rojas” que no deben traspasarse bajo ningún concepto. Nos referimos, por ejemplo, a la práctica de que buscando una reducción de costes se altera la calidad del servicio prestado que llega a ocasionar unos graves perjuicios o bien éstos son mayores al ahorro alcanzado.

5.- Planes de acción. Nos debemos plantear, cada año, una mejora para cada gasto. Pero no la vamos a conseguir si previamente no hemos efectuado los cambios necesarios para alcanzarla. El plan de acción es el compromiso de que se van a llevar a término una serie de acciones encaminadas a obtener la citada mejora. Es importante que contemple los siguientes aspectos:

  • Resultados económicos esperados
  • Detalle de las acciones concretas a llevar a término.
  • Fecha y responsable de la implantación de cada una.
  • Sistema de seguimiento (monitorización).

6.- Reconocimiento. A final del ejercicio, puede suceder una de estas dos cosas:

  • El gestor NO ha conseguido el objetivo de reducción del gasto. En este caso se debe revisar a fondo las causas. Suelen ser muy usuales las siguientes: el plan de acción no era el adecuado; no se llevaron a término las acciones programadas; se realizaron de forma defectuosa. Todas ellas tienen un denominador común: durante el año no se reaccionó ante la ineficacia o se hizo muy mal.
  • SÍ, se ha conseguido el objetivo fijado. Las empresas excelentes reconocen la eficacia con la que ha obrado el gestor y le premian.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 23 preguntas sobre “los servicios”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.