La utilidad de los servicios
En la contabilidad de todas las empresas aparece un grupo de cuentas bajo la rúbrica de “servicios exteriores”. Su importe suele ser considerable. Está constituido por un conjunto muy variopinto de gastos que van desde el suministro de energía hasta las comisiones bancarias. Para muchos de ellos es difícil evaluar lo que cuestan y, sobre todo, lo que aportan a la compañía. Tienen la característica de ser unos gastos escurridizos y a los que apenas nadie les presta la debida atención. Comparado con los gastos de materias primas y de personal, éstos parecen “pecata minuta” o el “chocolate del loro”. Pero insistimos que tienen su importancia y se les debe gestionar adecuadamente.
Vamos a centrarnos únicamente en el aspecto de la utilidad del servicio o suministro contratado. Estos gastos los podemos clasificar bajo la siguiente agrupación:
1.- Servicios de extrema necesidad. Se trata de aquellos que son realmente imprescindibles, sin los cuales la empresa no puede subsistir. Nos referimos a la energía, la informática, los portes, etc. Con respecto a este grupo de gastos sólo cabe actuar ante las dos variables que condicionan su importe total: el precio concertado y la cantidad consumida. Para optimizar el primero entra en juego el mayor o menor conocimiento del mercado de suministro y las habilidades negociadoras. En cuanto al segundo deben existir standards de consumo por tipo de servicio e ir actuando constantemente ante las desviaciones de la realidad consumida y el standard fijado.
2.- Servicios cooperantes. Son los que pueden cooperar o servir para mejorar la cuenta de explotación. Son característicos de este epígrafe los básicos en el incremento de la cifra de negocio, tales como la publicidad, las promociones, los estudios de mercado, etc. También se incluyen en este apartado, aquellos que cooperan eficazmente en la reducción de los costes industriales u operativos. Pueden ser ejemplos de los mismos los servicios de la calidad total, los de la racionalización industrial, etc. En este caso es muy importante evaluar lo que aporta cada servicio y relacionarlo con su propio coste. Es obvio que si éste último se mantiene, en el tiempo, por encima de la aportación, deberemos revisarlo a fondo y en caso de que no fuera posible su mejora, eliminarlo sin más.
3.- Servicios inútiles. Entran en este apartado todos aquellos cuya aportación es nula o está por debajo de su propio coste. Los hemos encontrado en todas las empresas. Su cuantía es muy variable y oscila sobre todo en función del grado de eficacia con la que se trabaja sobre ellos. En un inicio todos han sido contratados o creados bajo el principio de la buena fe y de la creencia de que serían muy útiles a la sociedad. En el transcurso del tiempo, nadie, o casi nadie, ha intentado “meter el cuchillo” y conocer a fondo la rentabilidad a la que contribuye el servicio de marras. Le recordamos que esta rentabilidad existe cuando el beneficio aportado es superior a su coste. En muchos casos esta rentabilidad es insuficiente o incluso negativa. Así va pasando el tiempo sin actuación alguna para la mejora o erradicación del servicio. La empresa va manteniendo un coste inútil, o “sumergido”, al que nadie le presta apenas ninguna atención, pero que va minando su cuenta de explotación. Es muy conveniente desenmascarar cuanto antes este tipo de servicio o coste y erradicarlo sin demora.
En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “los servicios exteriores”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.
Feliz semana a tod@s