Las bolsas de ineficacia en las tareas administrativas

Todas las empresas desarrollan trabajos administrativos, o si lo prefiere, tareas burocráticas. Antes del ordenador se ocupaban legiones de personas en su ejecución. Ahora se ha aliviado bastante la carga administrativa ya que ha sido posible que la computadora elabore gran parte de las tareas mecánicas y repetitivas, que consumían tanto tiempo de las personas. También se ha ganado mucho en la calidad y celeridad de los tratamientos. Pero, por desgracia, queda todavía un amplio camino por recorrer para eliminar las ineficacias del trabajo administrativo que merman los resultados de las compañías. Veamos algunas de estas bolsas de ineficacia.

• Aún existe un sinnúmero de tareas duplicadas, que no añaden valor, que se llevan a término “por si acaso” (PSA), que obtienen información inútil y que no sirve para decidir.
• Las tareas se siguen desarrollando sin un mínimo de organización previa por lo que se llevan a cabo según las luces y el libre albedrío de la persona ejecutante. Nadie se cuestiona el cómo se hacen las cosas, los tiempos que consumen y los errores que generan.
• Se utilizan programas informáticos con fallos manifiestos que inducen a decisiones desacertadas, errores que repercuten en el cliente, lentitud de los tratamientos, lagunas resolutivas y desánimo generalizado entre los usuarios.
• Escaso mantenimiento de los sistemas de información que provoca una caída de los mismos con una repercusión económica directa e indirecta considerable.
• Personal con poca formación en informática a nivel de usuario. Aparte de que trabajan de forma lenta e insegura, con errores manifiestos, desaprovechan, por ignorancia, todas las amplias posibilidades que ofrecen los programas.
• A veces se peca por un exceso de información y o bien por defecto. Pero en ambos casos extremos la perjudicada siempre es la propia empresa, ya que existe o un despilfarro manifiesto, o unas decisiones erróneas por desconocimiento completo de la oportunidad o del problema.
• Como complemento de lo anterior, tenemos la existencia de una información tardía, incompleta o falsa que, gracias a ella, se toman decisiones a destiempo, o erróneas, o bien no se actúa cuando es vital hacerlo.
• Empleados “cibervagos” que consumen una parte de su tiempo navegando por internet para satisfacer sus necesidades estrictamente personales. La compañía Secure Computing efectuó un análisis que relevó que el 40 % de utilización de Internet en las empresas no tenía nada que ver con el negocio de la compañía.
• El lema de “papeles cero” aún no impera en la empresa. Se generan cantidades considerables de papel que se reproducen sin sentido y se guardan en espacios caros, amplios y reservados. Apenas se aprovechan los avances tecnológicos, e incluso legales, para una actuación totalmente exenta de papeles.
• Son demasiado frecuentes los costosos desplazamientos. Algunas personas desconocen el uso de las videoconferencias y otras no las llevan a cabo con la regularidad y rigor que requieren.
• Están implantados trabajos de control excesivos que no aportan rentabilidad alguna. La mayoría de los considerados como necesarios se llevan a cabo manualmente, olvidándose de aplicar técnicas de automatismo y de la actuación por excepción.
• No se combaten sistemáticamente y con regularidad los costes telefónicos. No se está al día con respecto a las constantes ofertas de las compañías suministradoras, no se utilizan los distintos medios informáticos que minoran considerablemente este tipo de costes.
• Las empresas todavía pagan unos considerables gastos postales porque no están aplicando técnicas informáticas de bajísimo coste que permiten su eliminación.
• No se utilizan todas las posibilidades que brinda la implantación de una adecuada intranet para la correcta comunicación interna. Ello ocasiona considerables costes ocultos.
• Se consiente la excusa de que “siempre lo hemos hecho así” que estimula la vagancia, ahoga la innovación enriquecedora y perpetúa el inmovilismo de la organización.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “los servicios exteriores”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.