La contratación de los servicios exteriores

A la hora de enjuiciar la contratación de los servicios merece la pena reflexionar sobre dos aspectos característicos. Al primero lo denominamos “conceptual” y puede romper algunos esquemas o actuaciones básicas o clásicas en la gestión de los mismos. Al segundo lo hemos bautizado como “operativo” ya que está entroncado en la actuación diaria de la contratación. Para ambos cada empresa debe posicionarse y actuar en consecuencia. Veamos cuáles son los componentes más significativos de cada uno de ellos.

Aspectos conceptuales:

• La centralización de la compra: Se trata de que la compra en sí, no la mecánica del aprovisionamiento, esté bajo la responsabilidad de una sola persona o departamento, o bien se distribuya entre varias departamentos. Cada empresa debe hacer su propio análisis de ventajas e inconvenientes de estas dos opciones. Nosotros, en principio, abogamos por la centralización porque consideramos ventajosas la especialización profesional, la amplitud de la información y la concentración que permite un mayor potencial de compra.
• El “outsourcing”: Por este sistema se recurre a verdaderos especialistas para que lleven ellos personalmente determinados servicios. De esta forma la empresa se dedica exclusivamente a su “core business”, es decir a su negocio, a lo que le proporciona el beneficio. Normalmente, aparte de liberar tiempo y recursos, con esta política se obtienen mejoras sensibles en los costes.
• La agrupación de compras: Este aspecto contempla la asociación con proveedores de mercancías, con clientes e incluso con competidores, con el fin de disponer de una mayor fuerza en la negociación al sumar todos los consumos de los participantes.
• La evaluación anual de los suministradores: Es una fuente de información para continuar depositando nuestra confianza en los proveedores actuales. Qué duda cabe que, gracias a la información facilitada por este instrumento, se puede ayudar a los proveedores a mejorar sus prestaciones y ello redundará en beneficios para nuestra empresa.

Aspectos operativos:

• El conocimiento del mercado: En la actualidad es mucho menos dificultoso este conocimiento gracias a las tecnologías de la información. Éstas permiten no solamente conocer quiénes son y dónde están los suministradores sino también las características de cada uno de ellos para poder afinar el tiro y preparar una buena negociación con un éxito asegurado.
• Los aspectos a negociar: Nunca deben olvidarse todos los ítems que componen una buena negociación de los servicios. A menudo ésta sólo se centra en el precio. Es un craso error. Vamos a recordar todos los aspectos de importancia que deben entrar en una negociación. Cada uno de ellos tendrá una repercusión en la rentabilidad de la empresa. Veamos cuáles son: el precio, la calidad, el plazo de pago, el plazo de entrega, el nivel de servicio, los apoyos técnicos o comerciales requeridos y las posibles penalizaciones por incumplimientos.
• La negociación: Debe estar basada en la concepción del “win – win”. Las dos partes deben ganar. Si existen perdedores y ganadores, a la larga o a la corta, las relaciones entre las empresas se agriarán y se romperán. Cada parte debe ceder algunos aspectos para obligar a la otra a que también ceda. Otra variante es la de ofrecer una ventaja significativa y atractiva para que la otra parte acepte la oferta.
• El contrato: Muchas empresas “pasan” de formalizar en un contrato el servicio pactado. Esto es cosa de leguleyos, piensan. Hemos visto cómo su ausencia ha causado serios trastornos a empresas ante incumplimientos manifiestos. Tener los acuerdos por escrito y aceptados son documentos con un gran valor probatorio y que simplifica el tratamiento de las contrariedades e incumplimientos.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “los servicios exteriores”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.