¿Sirve para algo la evaluación de los proveedores?

El gerente de una importante firma comercial siempre comentaba: “los proveedores de mercancías son nuestra fábrica y los debemos mimar como haríamos con ella si la tuviésemos”. Nos jugamos mucho con ellos. Haga Vd. un pequeño cálculo. A partir de la cuenta de explotación de su empresa, identifique la cuantía de los consumos de mercancía (las compras corregidas por las diferencias de los stocks). Calcule una mejora del 10 % de su importe y compárela con la cifra de los beneficios antes de impuestos. ¿Merece la pena, o no, mimar a los proveedores cuando pueden afectar tanto al beneficio de la compañía? No se trata exclusivamente de gitanear con el precio. Nuestro proveedor debe ganarse la vida, sino, más tarde o más temprano, desaparecerá. Entendemos que debemos ayudarle para que optimice sus prestaciones y se convierta en la mejor opción del mercado.

Le proponemos efectuar una inmersión en el mundo complejo de los proveedores. Para identificar a los más importantes, con los que más nos jugamos, aplicaremos la célebre ley de Pareto por la que el 20 % de los proveedores aportan el 80 % de las compras. Debemos trabajar con este 20 % básicamente y con alguno más que sea sumamente estratégico para el éxito de nuestra compañía. Múltiples son los aspectos de los suministradores que son evaluables. Nosotros nos vamos a ceñir a los que consideramos más significativos y que son siguientes:

• El precio del producto. No nos engañemos un precio bajo, a menudo, no coincide con un coste bajo. Es bien cierto que se debe batallar para conseguir el mejor precio del mercado y “entregarse” al que nos lo ofrezca, pero afinando el lápiz para calcular cómo éste se convierte en coste total. No debe caer en saco roto el conocimiento de todos aquellos costes, más o menos ocultos, que generan los suministros o las actitudes de los proveedores. No debemos consentir pagar sus ineficacias. El precio de venta suele englobarlas a todas.
• La calidad. La debemos concretar en el producto en sí mismo. Los fallos, las reclamaciones sobre el funcionamiento del mismo, la lentitud que provoca en los procesos, los rendimientos, las manipulaciones que debemos efectuar, etc., son aspectos determinantes de la calidad que estamos recibiendo. Le recordamos que, según sea su situación, se convierten en costes, en muchos casos ocultos, pero existentes que hacen menguar el beneficio.
• El plazo de entrega. De entrada este es un rasgo que nos va a condicionar nuestra política de stocks. A mayor plazo, mayores existencias. Reducir este plazo equivale a tener una menor dependencia financiera y evitar riesgos importantes. Otro aspecto ligado a éste es el de la fiabilidad de los plazos. ¿De qué nos sirve tener un buen plazo de entrega si éste no lo respeta con cierta asiduidad el proveedor?
• El servicio prestado. En este ítem se debe analizar el comportamiento del proveedor en aspectos tales como: la predisposición y eficacia en la solución de las reclamaciones, la flexibilidad, la atención efectiva ante nuestra solicitud de “favores” en las entregas, el anticiparse a los posibles problemas, la rápida solución en los tratamientos administrativos, la propuesta de acciones para mejorar el servicio o el producto.
• La financiación. Se deben contemplar varias posibilidades: la oferta que nos hacen de financiación con arreglo a otros competidores o a nuestras propias necesidades; el apoyo financiero que nos puede brindar ante nuestras dificultades; la ayuda financiera que les podemos ofrecer; las posibilidades de disponer de ingresos financieros (pronto pago y similares) ante la situación de sus finanzas.
• Los apoyos técnicos y comerciales. Predisposición y efectividad de ayudas comerciales de todo tipo para la promoción de los productos. Apoyo en apertura de nuevos mercados. Grado y calidad de su asesoramiento técnico. Ayuda efectiva ante problemas comerciales y técnicos. Información sobre la situación y evolución de los productos y de los mercados.
• La innovación. Cualquier empresa que no innova está condenada al ostracismo y a su desaparición. Un proveedor no se libra de esta regla. Nos implica a nosotros en su actitud y, si ésta es negativa. como mínimo, habremos perdido un tiempo valioso estando a su lado. Como clientes suyos nos es muy fácil detectar su capacidad de innovación, ya que si no trasciende a la mejora de su relación con nosotros podemos presumir que es nula.

Basándonos en el conocimiento del posicionamiento del proveedor en cada uno de los ítems anteriores, debemos obtener, como mínimo, un total de 3 acciones de mejora que repercutan en nuestra cuenta de explotación. Si esto no es así, podemos llegar a la conclusión de que, o no conocemos suficientemente al suministrador, o bien hemos efectuado el análisis a la ligera, es decir sin el rigor y la exigencia que esta importante materia se merece. No olvidemos de que el objetivo de la empresa es obtener beneficios y el proveedor nos puede ayudar a ello en grado sumo. Por otro lado, pensemos que parte del éxito de las acciones de mejora residirá en la importancia que nosotros podamos tener ante el proveedor.

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “el aprovisionamiento”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.