Los gastos de material de oficina
En todas las empresas existe una cuenta contable que recoge los denominados gastos de material de oficina. En la misma se imputan las adquisiciones de elementos que sirven para desarrollar las tareas burocráticas, tales como papel en blanco, bolígrafos, rotuladores, sobres, tóneres, grapas, clips, grapadoras, etc. Ya sabemos que fiscalmente los artilugios, tales como impresoras, fax, fotocopiadoras, etc., “cuyo valor unitario no exceda de € 601,01, podrán amortizarse libremente”. Es decir, su importe de compra se puede considerar también como un gasto del ejercicio.
El comportamiento ante esta cuenta contable oscila entre un control extremo de sus consumos y un dejarla que viva y vegete en total libertad y albedrío.
Hemos visto actuaciones muy peculiares a la hora de gestionar este tipo de gastos. Veamos un ramillete. La utilización de “agujas de cabeza” en lugar de clips. La entrega del bolígrafo usado contra el nuevo. La utilización de papel usado por una cara. El control por persona del material de oficina que consume. El registro de fotocopias por persona. La prohibición de utilización de fotocopias de color. La adquisición de una sola fotocopiadora con la consiguiente pérdida de tiempo en desplazamientos y esperas del personal. La agrupación de las compras de “todo” en un único suministrador, por amor de la comodidad. La compra de cantidades, a todas luces desmesuradas, de material para aprovechar las ofertas de todo tipo que brinda el vendedor. Ser renuente al uso de la tecnología de la información para sustituir la utilización del papel. Asignar la responsabilidad de compras a personas escasamente capacitadas para este cometido. La custodia de todo el material de oficina en armarios o despachos herméticamente cerrados.
Algunas empresas consideran este gasto como “el chocolate del loro” y por lo tanto no quieren perder el tiempo en controlarlo. Es bien cierto que, comparado con otros gastos y costes, éste es minúsculo. Efectuar una buena gestión del mismo no va a resolver los resultados de la compañía. Pero la observación del comportamiento de la empresa en la administración de este gasto, suele facilitar pistas para descubrir si la filosofía de actuación imperante en la compañía está situada en uno de los dos extremos, la cicatería o el despilfarro. Está sobradamente demostrado que cualquier empresa ubicada en uno de estos dos términos va a tener serias dificultades para prosperar.
La actuación más sensata es la basada en el binomio coste – beneficio. Es decir el beneficio obtenido por la acción de control del gasto debe ser siempre superior al coste de ejercerla. Por otro lado, no debemos olvidar la priorización. Para ello disponemos del análisis ABC o Pareto, que nos permite identificar aquellos pocos gastos que constituyen el 80% del montante total de la partida. Debemos focalizar nuestras acciones de control y de mejora continua en éstos. Recordamos que la actuación se debe basar en la gestión de los precios, mediante el amplio conocimiento de la oferta y la correcta negociación, por un lado, y por otro, en el seguimiento de los consumos. Para el resto de los gastos, aquellos que no son importantes, muchas empresas tiene establecido la figura del gestor del gasto tal y como la describimos en el post de fecha 18 Septiembre 2015 titulado “de nuevo con los servicios exteriores”.
En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 40 preguntas sobre “los servicios exteriores”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.
Feliz semana a tod@s.