El control de los servicios exteriores

24 septiembre, 2015 0 Por JLH

La palabra control no suele tener una buena aceptación dentro del mundo empresarial. A menudo se confunde con el control policíaco, consistente en perseguir, más o menos sistemáticamente, los errores existentes para culpabilizar a su ejecutor. Otras veces se trata de una enfermedad denominada “controlitis”. Ésta se manifiesta por pretender controlarlo todo de forma indiscriminada y mediante unos sistemas totalmente arcaicos en los que su coste es muy superior a lo que se ahorra. Aquí también se busca el culpable.

El control que nosotros entendemos es aquel que siempre persigue la mejora de la gestión y, por tanto, el ahorro o la productividad de los costes de todo tipo. La idea de control está íntimamente unida a la de medición o comparación. Así, controlar es medir o comparar la situación real con la que se había previsto. Con razón se dice que sólo se mejora lo que se mide.

Veamos cómo podemos aplicar un control correcto a la problemática de los servicios exteriores o gastos generales. El importe que pagamos por cualquier servicio estará en función de un precio unitario y de una cantidad consumida o de una prestación recibida. El control, por tanto, debe extenderse a estos dos conceptos. Necesitamos disponer de una primera señal de alerta para poder empezar a actuar. Debe existir un presupuesto mensual de cada gasto, elaborado concienzudamente porque servirá para comparar su cuantía con la realidad. Para aquellos gastos en los que exista una diferencia significativa se deberá abordar el análisis de los motivos de la desviación. Aquí entramos en los dos conceptos que componen el gasto.

La desviación en los precios: Es muy importante que a la hora de presupuestar el gasto se haya reseñado el precio del servicio que ha sido negociado de una forma eficaz. Se debe detectar si la desviación del gasto ha sido provocada por una diferencia entre el precio negociado – presupuestado y el aplicado realmente. En caso positivo es obvio que se debe plantear el tema al suministrador para que subsane la diferencia. Por desgracia, esta situación se da más a menudo de lo deseable y si no observen el comportamiento de la banca que cambia sus condiciones de una forma unilateral, en cualquier momento y sin previo aviso.

La desviación en los consumos: También en este apartado es muy importante que a la hora de presupuestar se hayan seleccionado los indicadores de consumo que permitan formular el coste del servicio. Para aquellos servicios intangibles (consultorías, formación, asesorías, etc.) debe estar definida su prestación. Aquí se debe detectar si la desviación del gasto ha sido motivada por la diferencia entre el consumo presupuestado y el real. Si ha sido así, nos podemos encontrar con despilfarros, hurtos, malos usos, etc. que han sido la causa de las desviaciones. Para determinados servicios intangibles se establece que la medición será comparar los resultados esperados con la realidad de los recibidos cada mes.

A partir de este análisis nos vemos obligados a actuar, si de verdad queremos mejorar nuestros resultados. Esta actuación es variopinta pero siempre descansa en las siguientes acciones:

  • La generación de ideas de mejora, cuantas más, mejor.
  • La selección de las DOS ideas, como máximo, que más directamente vayan dirigidas a la mejora.
  • Lograr que una sola persona se responsabilice de su implantación
  • Fijar fecha de puesta en marcha.
  • Disponer de un sistema de seguimiento que permita conocer los resultados que han logrado estas ideas.

No debemos olvidar que existe el denominado “círculo virtuoso”. Éste consiste en: establecer indicadores o señales – medir la realidad con ellos – reaccionar – mejorar – medir la realidad con ellos…

En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 23 preguntas sobre “los servicios”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.

Feliz semana a tod@s.